Qualität als Magnet für unternehmerischen Erfolg

Ob Nutzfahrzeug oder Beatmungsgerät, Walzstraße oder Rolltreppe – viele moderne Apparate wären ohne Elektromagneten kaum denkbar. Ihre Stärke, die vielseitigen Einsatzmöglichkeiten, Steuerbarkeit und Effizienz sorgen für einen breiten Einsatz in den verschiedensten Branchen. Seit mehr als 45 Jahren ist Magnetbau Schramme erfolgreich am Markt und produziert neben Elektromagneten auch Ventile, Sensoren und Aktuatoren.

Für alle im Unternehmen ist es die zentrale Aufgabe, innovative Produkte zu entwickeln und diese mit hoher Produktqualität zu fertigen. Denn Qualität geht alle an. Dauerhaft ist das nur zu erreichen, wenn Qualität nicht ausschließlich mit Produktqualität gleichgesetzt wird. Ein Baustein zu diesem Vorhaben ist die integrierte QM-Software BabtecQ, die seit 2021 zum Einsatz kommt. Rund 1,3 Millionen Teile haben die mehr als 160 Mitarbeitenden am Hauptsitz Deggenhausertal (Baden-Württemberg) und am Standort Yangzhou in China im Jahr 2022 gefertigt, die meisten davon kundenspezifisch. Das Leistungsportfolio umfasst die Entwicklung und Validierung von Teilen in Klein- und Großserien sowie deren gesamte Fertigung und Montage. Dafür betreibt das Unternehmen unter anderem eine eigene CNC-Dreherei, eine Spritzgießerei und kann dank Robotertechnologie fast vollautomatisiert schweißen.

Als zuverlässiger, nach ISO 9001 und IATF 16949 zertifizierter Partner der Automobilzulieferer erwirtschaftet Schramme rund 30 Prozent seines Umsatzes in der Automotive-Branche, ein Viertel entfällt auf den Bereich Hydraulik/Pneumatik. Zum Kundenstamm zählen darüber hinaus Unternehmen aus den Bereichen Maschinenbau, Sicherheitstechnik, Agrartechnik und Medizintechnik – um nur einige zu nennen. Von der Kaffeemaschine bis zum U-Boot arbeiten unterschiedlichste Endprodukte mit Erzeugnissen von Magnetbau Schramme.

Angesichts der Volatilität in den Märkten, sich überlappender Krisen, des Auftretens neuer Wettbewerber und des Arbeitskräftemangels sind die Herausforderungen für Magnetbau Schramme nicht geringer geworden. Seit vielen Jahrzehnten erfolgreich am Markt, möchte das Unternehmen seine Position auch in der Zukunft weiter ausbauen.

Auf Basis einer vom Führungskreis entwickelten und von den Gesellschaftern getragenen Unternehmensstrategie stellt sich Schramme deshalb langfristig und stabil für die Zukunft auf. So herausfordernd der Markt, so vielfältig ist das Handlungsfeld für eine QM-Software: Auf der einen Seite geht es um die Sicherstellung fehlerfreier Produkte beziehungsweise um eine fehlerarme Produktion. Bekanntermaßen sind Entwicklung und Herstellung der Produkte durch zahlreiche Forderungen geprägt, wozu Standards wie die der IATF (International Automotive Task Force) ebenso gehören wie spezifische Kundenanforderungen. Demzufolge unterliegen die eigenen Produkte und deren Herstellung einem ebenso hohen Qualitätsanspruch wie die der Zulieferbetriebe. Mit Blick auf Auftragsgröße und Stückzahlen ist der Aufwand für die Erfüllung dieser Anforderungen in einem mittelständischen Unternehmen wie Magnetbau Schramme groß. Dieser Herausforderung lässt sich mithilfe eines softwaregestützten PDCA (Plan, Do, Check, Act) über den kompletten Entwicklungs- und Produktionsprozess begegnen.

Auf der anderen Seite adressiert die Qualität der Produkte und des Herstellungsprozesses lediglich einen Teilaspekt der Gesamtqualität eines Unternehmens: In der Vergangenheit wurde der Begriff der Qualität vielfach auf Produkte und Herstellprozesse eingegrenzt und daraufhin als Fachaufgabe an einige wenige Personen delegiert. Treten dann im Tagesgeschäft Probleme auf, ist das Qualitätsmanagement in der Rolle des „Feuerwehrmanns“ gefordert, um „Brandherde“ schnell zu löschen, was am Ende für viele Qualitätsbeauftragte zur Hauptaufgabe geworden ist.

Ein modernes Qualitätsverständnis geht weit über die Qualität von Produkten und Herstellungsprozessen hinaus. Aufsetzend auf allen Ansprüchen an ein Unternehmen umfasst es die Anforderungen sämtlicher Stakeholder und adressiert die Gesamtheit der Prozesse und Beteiligten. Es entsteht aus dem Mitwirken aller Personen im Unternehmen und schließt die unternehmerische Verantwortung mit ein. Da es bereits alle Anforderungen an die Organisation umfasst, führt es zu einem gelebten Integrierten Managementsystem.

Auf diesem Qualitätsverständnis aufbauend holt das moderne Qualitätsmanagement die Mitarbeitenden ab, bindet sie ein und vermittelt Sinn, da alle Beteiligten ihren Beitrag im Unternehmen kennen. Unter diesen Gesichtspunkten ist auch die Einführung einer ganzheitlichen QM-Software zu betrachten. Im Fokus steht, das Potenzial einer durchgängigen und umfassenden Software für die Ausrichtung auf ein modernes Qualitätsverständnis zu nutzen.

Richtig wirksam wird es aber nur dann, wenn sowohl die gesamte Belegschaft als auch die Kunden das Vorhaben in Form gelebter Prozesse tragen. Hier spielt die Wirksamkeit der eingesetzten QM-Software eine besondere Rolle. Gute Gründe also, um sich bei der Software für Qualitätsmanagement neu aufzustellen. Folgerichtig stellte Magnetbau Schramme die Einführung einer QM-Software unter die Prämisse eines modernen Qualitätsverständnisses. Um sich langfristig wettbewerbs- und wachstumsfähig aufzustellen, will und muss das Unternehmen sein Qualitätsmanagement weiterentwickeln. Weg von der Reaktion, vom problembezogen reagierenden Feuerwehrmann, und hin zur ganzheitlich orientierten Aktion, die die langfristige Entwicklung der gesamten Organisation miteinbezieht.

Aus diesem Bewusstsein heraus hat Magnetbau Schramme die Erwartungen an die Software und den auszuwählenden Softwarepartner festgelegt. Ein Hauptargument zugunsten von Babtec war, dass die durchgängige Standardsoftware alle Methoden und Techniken eines modernen Qualitätsmanagements vereint. Diese beschränken sich eben nicht ausschließlich auf den „roten Faden“ in der Produktion mit FMEA, Control-Plänen, Produktionslenkungsplänen, Reklamationsmanagement, Aufgaben- und Maßnahmenmanagement, sondern werden um managementorientierte Module wie das „Qualifikations- und Schulungsmanagement“ oder das „Prozessmanagement“ ergänzt. Im Sinne eines ganzheitlichen KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) zwingt beispielsweise die Einführung eines Qualifikations- und Schulungsmanagements das Unternehmen, in Strukturen und Schleifen zu denken, um Anforderungen an Stellen und somit auch an aktuelle oder zukünftige Mitarbeitende zu benennen und diese laufend anzupassen.

Dadurch entsteht eine Systematik für das gesamte Unternehmen, in der transparent ersichtlich ist, welche Qualifizierungsmaßnahmen notwendig und welche Fortschritte bereits eingetreten sind. Darüber hinaus hilft es bei der gezielten Suche nach geeignetem Personal. Beschriebene Prozesse sind für ein erfolgreiches Onboarding nicht nur hilfreich, sondern notwendig. Auch beim Offboarding wird schnell ersichtlich, welcher Verlust an Know-how durch den Weggang von Personen entsteht und wie diese wirkungsvoll ersetzt werden können.

Das entspricht der diesbezüglichen Erwartung der Geschäftsführung: Die Babtec-Software soll alle Mitarbeitenden stärker anleiten, ihre Qualifikationen sollen in der Software hinterlegt und der Bedarf an Schulungen oder Neueinstellungen jederzeit transparent sein. Schulungen können rechtzeitig geplant und die erfolgreiche Teilnahme dokumentiert werden. Die Mitarbeitenden sind stets proaktiv informiert und aktiv in das unternehmerische Handeln einbezogen – ein bedeutender Baustein für die Zufriedenheit und die Motivation der Mitarbeitenden und damit auch für den Unternehmenserfolg.

In der Vergangenheit steckte das Wissen in den Köpfen einiger weniger. Im Interesse des Unternehmens ist es aber, das Know-how der Mitarbeitenden in stabile, gelebte, transparente und dokumentierte Prozesse zu überführen. Dass es sich dabei auch um eine normative Anforderung handelt, ist nur ein Nebenaspekt. Viel entscheidender ist für Magnetbau Schramme die Dokumentation und Transparenz aller Prozesse. Das umfasst zum Beispiel auch die Zusammenarbeit der Geschäftsführung mit den verschiedenen Gesellschaftern in Fragen von Strategiefindung und Budgetierung. Die Kombination der Module „Dokumentenlenkung“ und „Prozessmanagement“ in der Babtec-Software ist hier von besonderer Bedeutung, da sie dabei hilft, die Gesamtheit der unternehmensinternen Abläufe auf mögliche Schnittstellen und potenzielle Störungen zu analysieren. Ziel ist es, das gesamte Prozessmanagement mithilfe von BabtecQ laufend zu verbessern – eben ganz im Sinne eines KVP.

Eine besondere Herausforderung stellte im Projekt der Transfer einer enormen Zahl von Dokumenten bei weiterhin laufender Gültigkeit dar. Dank des Moduls „Dokumentenlenkung“ innerhalb der Babtec-Software konnten in kurzer Zeit mehr als 2.000 Dokumente in der neuen Umgebung digital abgebildet werden. Ergänzt werden diese nun durch mehr als 50 dokumentierte Prozesse, die über das Modul „Prozessmanagement“ allen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen.

Damit jede und jeder Einzelne an der Qualität im Unternehmen mitwirken kann, ermöglicht die browserbasierte Oberfläche BabtecQ Go den unternehmensweiten Zugriff auf alle hinterlegten Dokumente und Prozesse. Auch ohne separate Installation können Mitarbeitende über ihren Browser auf Informationen und Ressourcen wie Prozesse oder Dokumente zugreifen – egal, ob am PC, Smartphone oder Tablet. Die miteinander verknüpften Softwaremodule helfen dabei, Medienbrüche zwischen verschiedenen Systemen zu reduzieren und Softwareinseln zu vermeiden.

Mit Babtec verfügt Schramme über einen Partner, der durch die Softwarepflege zeitnah auf (vor allem normative) Änderungen reagiert, um diese in den Standard der Software zu übernehmen. Gerade der Standardleistungsumfang ist für Magnetbau Schramme nämlich von besonderer Bedeutung: Anstatt stur den bestehenden Vorgehensweisen zu folgen, sollen eigene Arbeitsweisen oder Prozesse gegebenenfalls an die Standardsoftware von Babtec angepasst und damit eine Einführung nah am Standard erreicht werden. Dadurch profitiert das Unternehmen vom Wissen und der Erfahrung der mehr als 1.200 Industrieunternehmen, die bereits erfolgreich mit der Babtec-Software arbeiten, und macht sich „fit“ für das geplante Wachstum.

Neben den Funktionen der Software selbst ist auch die Zusammenarbeit mit dem Softwarepartner im Projektmanagement ein wichtiger Baustein für den Erfolg. Ohne einen bei Bedarf anzupassenden Projektplan besteht die Gefahr eines eher unkoordinierten Vorgehens: Meetings verlaufen dann ohne konkreten Plan, Informationen werden mitunter nur mündlich weitergegeben und nicht dokumentiert, alle Beteiligten machen nur das, was sie gerade im Moment für richtig halten. Das Unternehmen profitiert in diesem Fall allerhöchstens von Einzelaktionen und nicht von gelebten Prozessen.

Ein Positivbeispiel dagegen ist die geplante Einführung des „APQP“-Moduls von BabtecQ bei Magnetbau Schramme. Der Hintergrund dieses Vorhabens ist, dass Änderungen oder Störungen im Automotive-Bereich nicht selten die Durchführung eines eigenen Projekts erfordern. Ein professionelles und für alle Beteiligten transparentes APQP ist dafür unverzichtbar. Auf diesen kurzfristigen Bedarf hat Babtec etwa durch Schulungen per Videokonferenz reagiert. Es folgte eine Testphase mit drei kompletten APQPs, aus deren Ergebnissen anschließend das geplante Vorgehen für APQP-Projekte abgeleitet und den Beteiligten im Unternehmen – inklusive Geschäftsführung und aller Abteilungsleiter – vorgestellt und deren Feedback für die Weiterentwicklung des Prozesses berücksichtigt wurde. Durch dieses Vorgehen könnte in kurzer Zeit das gesamte Unternehmen auf die APQP-Methodik eingestimmt und diese nahe am Standard der Babtec-Software eingeführt werden.

Im Ergebnis können beide Seiten Erfahrungen sammeln und die Einführung der APQP-Software innerhalb des Unternehmens Magnetbau Schramme vorbereiten und durchführen. Das Projekt ist insofern auch eine Blaupause für die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Magnetbau Schramme und Babtec, die für beide Unternehmen Nutzen mit sich bringt.

Zielvorgabe ist es, innerhalb der nächsten drei bis fünf Jahre die betroffenen Softwaresysteme mit der Babtec-Software zu vernetzen, um ein insgesamt offenes System für die prozessorientierte Durchgängigkeit der Daten – und somit für das Pilotprojekt „Die smarte Fabrik“ – zu ermöglichen. Denn: Verfügbarkeit und Qualität der Daten sind die Voraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung der Prozesse, der Produktion sowie des Qualitätsmanagements und bringen die Vision einer smarten Fabrik einen Schritt näher. Neben der digitalen Durchgängigkeit sind aber auch alle betroffenen Mitarbeitenden abzuholen, zu schulen und einzubinden. Von Babtec wünscht sich Magnetbau Schramme vor allem zwei Dinge: Erstens, über die Inhalte zukünftiger Produktentwicklungen noch besser informiert und abgeholt zu werden. Zweitens eine stärkere Begleitung der Babtec-Anwender:innen bei Einführung, Betrieb und Verbesserung der Software, mit den Zielen, den Standardumfang der Software besser im eigenen Unternehmen nutzen zu können, aber auch um wirkungsvoll an der weiteren Entwicklung der Software mitwirken zu können.