Von QS bis IMS: Der Qualitätsbegriff im Wandel

Im Laufe der Jahre hat sich das Verständnis von Qualität stetig weiterentwickelt, es wurde immer wieder neu definiert und erweitert. Heute stoßen wir vor diesem Hintergrund immer wieder auf viele Begriffe wie Qualitätssicherung (QS), Qualitätsmanagement (QM), Qualitätsmanagementsystem (QMS), Integriertes Managementsystem (IMS) und Managementsystem (MS) – da fällt es vielen schwer, den Überblick zu behalten. Wir schaffen Abhilfe: In diesem Beitrag möchten wir die Begriffe, ihre Beziehung zueinander, ihre Bedeutung sowie die Unterschiede näher beleuchten.

Die Bedeutung der im Kontext von Qualität verwendeten Begriffe wurde ständig neu justiert. So spricht man schon seit Langem nicht mehr von „Qualitätskontrolle“ (QK), denn Qualität kann am Ende nicht in ein fertiges Produkt „hineingeprüft“ werden – die Qualität des Produktes muss bereits während seiner Herstellung sichergestellt und überwacht werden. Der Begriff „Qualitätssicherung“ (QS) war geboren. Und diesen Begriff gab es wiederum schon viele Jahre, bevor der Begriff „Qualitätsmanagement“ (QM) überhaupt geprägt wurde. Wie kam dieser Wandel also zustande? Es wurde deutlich, dass Produktqualität immer in Zusammenhang mit der Prozessqualität steht – jedoch nicht nur mit reibungslosen Produktionsprozessen, sondern auch mit der Qualität aller anderen Geschäftsprozesse. Deshalb entwickelten sich zusätzlich zur Qualitätssicherung weitere Methoden, die zu einer umfassenden Betrachtung von Qualität in den Unternehmen führten und als Qualitätsmanagement etabliert wurden.

Unzählige Publikationen mit zum Teil widersprüchlichen Erläuterungen und mittlerweile mehrere Generationen an aktiven Qualitätsfachkräften sorgen manchmal dafür, dass nicht alle dieselbe Sprache sprechen. Das heißt: Im Alltagsgebrauch und selbst in der Fachliteratur sind QS und QM nicht trennscharf, sie werden teilweise sogar synonym verwendet.

Wichtige Begriffe sind selbstverständlich in der ISO 9000 definiert – als Beispiel dient an dieser Stelle die Definition des Begriffs „Qualität“, die den meisten von Ihnen sicherlich schon einmal über den Weg gelaufen ist:

„3.6.2 Qualität: Grad, in dem ein Satz inhärenter Merkmale (3.10.1) eines Objekts (3.6.1) Anforderungen (3.6.4) erfüllt.“

Um nachvollziehen zu können, was hier mit „Objekt“ gemeint ist, folgt direkt eine weitere Erläuterung:

„3.6.1 Objekt: Einheit, Gegenstand – etwas Wahrnehmbares oder Vorstellbares | BEISPIEL Produkt (3.7.6), Dienstleistung (3.7.7), Prozess (3.4.1), Person, Organisation (3.2.1), System (3.5.1), Ressource.“

Das versteht man, wenn man sich sehr intensiv mit dem Thema Qualität auseinandersetzt. Allerdings sind diese Definitionen sicherlich nicht für alle Mitarbeitenden im Unternehmen zugänglich und leicht verständlich. Aus diesem Grund möchten wir in an dieser Stelle versuchen, eine möglichst klare Einordnung der Begrifflichkeiten vorzunehmen – von QS sowie QM bis zum QMS und IMS.

Per Definition umfasst die QS alle organisatorischen und technischen Maßnahmen, die vorbereitend, begleitend und prüfend für die qualitativ konstant gute Herstellung eines Produktes notwendig sind. Die QS sorgt durch Überprüfung und Verbesserung dafür, dass Produkte und Dienstleistungen eine hohe Qualität aufweisen – also den (an sie gestellten) Anforderungen entsprechen.

Das QM beschreibt „aufeinander abgestimmte Tätigkeiten zum Führen und Steuern einer Organisation bzgl. Qualität“ (ISO 9000). Diese Definition lässt einen entscheidenden Unterschied zur QS erkennen: QM ist ein Fachgebiet, das alle Aktivitäten und Methodenim gesamten Unternehmen umfasst, die darauf abzielen, sowohl die Qualität von Produkten als auch die Qualität aller Prozesse zu planen, zu steuern und zu verbessern. QM beinhaltet mehrere Teildisziplinen und QS ist heute eine davon.

Bei einem Managementsystem handelt es sich laut ISO 9000 um:

„[Einen] Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Elemente einer Organisation (3.2.1), um Politiken (3.5.8), Ziele (3.7.1) und Prozesse (3.4.1) zum Erreichen dieser Ziele festzulegen.“

Was heißt das nun genau? Mit „Elemente[n] einer Organisation“ sind Personen bzw. ihre Rollen und die Geschäftsprozesse des Unternehmens gemeint. Denn das Managementsystem eines Unternehmens besteht im Kern aus einer Aufbau- und aus einer Ablauforganisation. Die Aufbauorganisation (häufig abgebildet als Organigramm) regelt die Verantwortung sowie Rechte und Befugnisse (Funktion, Rolle) aller Mitarbeitenden. Die Ablauforganisation umfasst alle Prozesse sowie deren zeitlich logische Kopplung miteinander.

Wichtig: Jedes Unternehmen hat ein Managementsystem – egal ob es sich dessen bewusst ist oder nicht. Denn jedes Unternehmen hat sowohl eine Aufbau- als auch eine Ablauforganisation – wobei entweder die Aufbau- oder die Ablauforganisation führend sein kann. Genauer gesagt: Weil jedes Unternehmen genau eine Aufbau- und genau eine Ablauforganisation hat, kann es im Unternehmen auch nur EIN Managementsystem geben.

Das QMS ist demnach kein separates Managementsystem, sondern der Teil des Managementsystems eines Unternehmens, der sich mit dem Thema „Qualität“ befasst. Die (Mindest-)Anforderungen an ein QMS sind in international geltenden Normen und Standards für Qualitätsmanagementsysteme definiert: ISO 9001, ISO 13489 (Medizintechnik) oder IATF 16949 (Automotive). Mit der Zertifizierung des QMS erbringt das Unternehmen formal den Nachweis, dass diese (Mindest-)Anforderungen erfüllt sind.

Hier noch ein kleines Beispiel dafür, welche verschiedenen Erwartungen es an den Begriff Qualitätsmanagementsystemgeben kann: Es sind verschiedene Abkürzungen im Umlauf, z.B. QMS, die auch von uns bevorzugt wird. Allerdings wird auch „QM-System“ häufig verwendet – aus unserer Sicht geht es aber um ein „Managementsystem für Qualität“, nicht um ein „System für Qualitätsmanagement“. Darüber hinaus meint man mit „QM-System“ nicht selten auch QM-Software, doch das QMS ist keine Software-Lösung. Ebenso wenig ist „QM-System“ als Synonym für QM-Software geeignet.

„Werden zwei oder mehr disziplinspezifische Managementsysteme in ein einzelnes Managementsystem integriert, wird dieses als integriertes Managementsystem bezeichnet.“ (DIN EN ISO 19011:2018, 3.2 „kombiniertes Audit“) Ein als IMS bezeichnetes Managementsystem berücksichtigt demnach Anforderungen aus verschiedenen Managementsystemnormen, wie z.B. die für die Disziplin Qualitätsmanagement, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Umwelt oder Informationssicherheit. All diese spezifischen Disziplinen sind in einem IMS systemübergreifend miteinander verzahnt und prozessorientiert verknüpft.

Die „High Level Structure“ (HLS), heute bekannt als Harmonized Structure, ist der Versuch der internationalen Normung, bei der integrierten Betrachtung und Umsetzung von Managementsystemanforderungen zu unterstützen. Denn damit sind (bei einer häufig schrittweisen Integration) gleiche oder ähnliche Anforderungen leicht identifizierbar, Synergien erkennbar und Aufwände reduzierbar. Auf der einen Seite vereinfacht die Normung mit der HLS die Integration der Anforderungen aller Managementsystemnormen in ein (Integriertes) Managementsystem. Andererseits ist das Vorhandensein von mehreren Managementsystemen häufig historisch gewachsen, sodass in vielen Unternehmen mehrere Managementsysteme parallel existieren.

Das bedeutet: Ein IMS ist nichts anderes als DAS Managementsystem eines Unternehmens (mit seiner Aufbau- und seiner Ablauforganisation), das sowohl die relevanten normativen und regulatorischen Anforderungen als auch alle anderen Anforderungen der interessierten Parteien in seinen Geschäftsprozessen berücksichtigt und bestenfalls erfüllt.

All diese Begriffe und ihre inhaltlichen Definitionen zeigen uns eines ganz deutlich: Der Qualitätsbegriff – also das, was wir einbeziehen, wenn wir uns dem Thema Qualität widmen – hat sich im Laufe der Jahre umfassend erweitert. Angefangen bei der Qualität als reine Qualität von Produkten bis hin zu einem Verständnis von Qualität, das die Anforderungen an Produkte, Prozesse und an das gesamte Managementsystem umfasst.

Die Entwicklung und Erweiterung von Qualität spiegelt gleichzeitig die zunehmende Komplexität und die steigenden Anforderungen an Unternehmen wider, nicht nur eine zuverlässige Qualitätssicherung und ein umfangreiches Qualitätsmanagement zu gewährleisten, sondern auch alle Anforderungen aus der Vielzahl an Managementsystemnormen zu berücksichtigen. Bei Babtec unterstützen wir diese Entwicklungen mit unseren umfassenden Softwarelösungen, die Unternehmen dabei helfen, sowohl ihre operativen QS-Aufgaben zu erfüllen als auch die Chancen eines modernen QMS und IMS zu erkennen.