5S-Methode für mehr Ordnung am Arbeitsplatz

Hand aufs Herz: Ist Ihr Arbeitsplatz aufgeräumt? Wissen Sie immer sofort, wo sich welcher Gegenstand befindet? Liegen nur Dinge an Ihrem Arbeitsplatz, die Sie auch wirklich benötigen? Während die eine Person im kreativen Chaos erst so richtig aufblüht, richtet die andere den Notizblock parallel zur Tischkante aus und hat die Feuchttücher aus der Drogerie immer parat. Kommt Ihnen das bekannt vor? In diesem Artikel stellen wir Ihnen die 5S-Methode vor, mit der Arbeitsplätze bei richtiger Anwendung dauerhaft wie aus dem Ei gepellt sind – und zwar alle in gleichem Maße.

Die 5S-Methode ist eine systematische Vorgehensweise, um die eigene Arbeitsumgebung sicher, sauber und übersichtlich zu gestalten. Sie lässt sich, wie z.B. auch das Ishikawa-Diagramm, dem Kaizen-Prinzip zuordnen. Das übergeordnete Ziel der Methode ist es, Zeitverschwendung durch nicht wertschöpfende Tätigkeiten wie bspw. die Suche nach Arbeitsmitteln zu minimieren. Zudem sagt man der 5S-Methode nach, durch mehr Ordnung am Arbeitsplatz das Risiko für Arbeitsunfälle zu senken – und damit die Arbeitssicherheit zu erhöhen.

Und damit noch nicht genug: Bei richtiger Anwendung lassen sich lange Transportwege und Wartezeiten vermeiden. Flächen lassen sich durch Ordnung effizienter nutzen. Das Erscheinungsbild der Arbeitsstätte ist ordentlich und für Kunden vorzeigbar. Wo kann besser qualitativ hochwertig gearbeitet werden als an einem sauberen Arbeitsplatz? Im besten Fall lassen sich so auch noch Reklamationen vermeiden und das Vertrauen der Kunden erhöhen. Die 5S-Methode ist eine gute Basis für weitere Prozessoptimierungen. Entwickelt hat sie Toyoda Sakichi im Rahmen des Toyota Produktionssystems (TPS). Damit fand die Methode zunächst in der Produktionsindustrie Anwendung, aber dazu später mehr.

Zu ihrem Namen ist die 5S-Methode aufgrund ihrer fünf Schritte gekommen, die im Japanischen wie folgt lauten: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke. In die deutsche Sprache lassen sich die 5S mit den Schritten Selektieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin übertragen. Gut bekannt ist die Methodik im deutschen Sprachraum außerdem unter der 5A-Methode. Dabei werden die Schritte betitelt als Aussortieren, Aufräumen, Arbeitsplatz sauber halten, Anordnungen zur Regel machen und Alle Punkte einhalten. Ob es nun 5S oder 5A sind – die Methodik dahinter bleibt dieselbe.

1. Seiri (Selektieren) – Ordnung schaffen und nicht Notwendiges entfernen

Markieren Sie Arbeitsmittel und Materialien, die Sie bei Ihrer Arbeit nicht benötigen. Entfernen Sie diese von Ihrem Arbeitsplatz, um für mehr Ordnung zu sorgen. Am Ende dieses Schritts

• befinden sich keine unnötigen Arbeitsmittel oder Lagerartikel mehr an Ihrem Arbeitsplatz,
• sind nur noch alle Maschinen, Anlagen und Werkzeuge vorhanden, die im regelmäßigen Gebrauch sind und
• wurden Lagerbereiche für Gegenstände, die gelegentlich genutzt werden, definiert.

2. Seiton (Systematisieren) – feste Orte für Gegenstände definieren

Bringen Sie ein System in die Anordnung der noch am Arbeitsplatz verbliebenen Dinge. Beachten Sie dabei, wie oft Sie welche Gegenstände verwenden und in welcher Reihenfolge Sie diese benötigen. Ziel ist es, am Ende dieses Schritts

• Standorte für Materialien, Maschinen und Werkzeuge definiert zu haben,
• Aufbewahrungskisten, Regale und darin befindliche Lagergüter beschriftet zu haben und
• alle Betriebs- und Arbeitsmittel in einwandfreiem Zustand zu wissen.

3. Seiso (Säubern) – den Arbeitsplatz sauber halten

Ein sauberer Arbeitsplatz hat nicht nur etwas mit Hygiene zu tun, sondern macht auch Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Zustand erkennbar. Reinigen Sie Ihre Arbeitsmittel, um mögliche Fehler- und Schadenquellen zu identifizieren und zu eliminieren. Am Ende des Schritts

• sind Gebäude, Schränke, Regale, Maschinen, Werkzeuge und der Arbeitsplatz sauber,
• die Beleuchtung ausreichend und in einwandfreiem Zustand,
• die Belüftung in der Betriebsstätte gewährleistet und
• alle Reinigungsaufgaben klar definiert.

4. Seiketsu (Standardisieren) – das Vorgehen zur Gewohnheit werden lassen

Entwickeln Sie gemeinsam im Team ein Vorgehen, welches Sie in Ihren Prozessen standardisieren. So sind bspw. auch Arbeitsplatzwechsel unkompliziert zu vollziehen – denn jeder Arbeitsplatz folgt demselben Prinzip. Ziel des Schritts ist es,

• durch entsprechende Kennzeichnungen wie Schilder, Farbcodes o.ä. eine visuelle Kontrolle zu erzeugen,
• die 5S-Checkliste regelmäßig zu verwenden und
• sich seinen jeweiligen Verantwortlichkeiten bewusst zu sein.

5. Shitsuke (Selbstdisziplin) – das Vorgehen zum persönlichen Anliegen machen

Um die 5S langfristig in den Arbeitsalltag zu integrieren, ist am Ende besonders eines wichtig: Jedes Teammitglied muss mitmachen. Zielzustand der fünften Phase ist es daher

• die 5S nicht nur als Vorgabe zu sehen, sondern in der Unternehmenskultur zu leben,
• Erfolgsgeschichten z.B. mit Vorher-Nachher-Bildern sichtbar zu machen und
• auf positive Ergebnisse Belohnung und Anerkennung folgen zu lassen.

Einmal durchgeführt – schon ist alles ordentlich? Nur bedingt, denn das wird unter Umständen nicht lange so bleiben. Wichtig ist bei der Nutzung der 5S-Methode, diese kontinuierlich in den Arbeitsalltag zu integrieren. Erst, wenn die Abläufe verinnerlicht sind, wird das von Toyoda Sakichi beabsichtigte Ziel erreicht: Es wird weniger Arbeitszeit für nicht wertschöpfende Tätigkeiten verschwendet. Um die Methode im Team zu etablieren, haben vor allem die Führungskräfte eine Vorbildfunktion inne.

Ihren Ursprung in der Produktionsindustrie gefunden, erscheint die 5S-Methode in diesem Kontext nach wie vor besonders sinnvoll. Stellt man die Betriebsstätten produzierender Unternehmen gedanklich bspw. den Büros von Dienstleistungsunternehmen gegenüber, vermutet man in der Produktionsindustrie eine größere Vielfalt an verschiedenen Arbeits- und Betriebsmitteln – und damit auch mehr Bedarf, den Arbeitsplatz optimal zu strukturieren. Doch auch wenn man sich die derzeitigen Entwicklungen in Bezug auf Büroarbeitsplätze vor Augen führt, könnte die 5S-Methode an Relevanz gewinnen. Spätestens wenn Prinzipien wie Desksharing Einsatz finden, ist ein ordentlicher, sauberer und nach gewissen Vorgaben strukturierter Arbeitsplatz Pflicht – denn wer möchte parallel zum morgendlichen Kaffeetrinken schon das Chaos einer anderen Person beseitigen müssen?