Neben einem formalen Verständnis von Managementsystemen ist es wichtig, sich auch mit deren tieferen Bedeutung und Sinnhaftigkeit auseinanderzusetzen, um diese für sich und das eigene Unternehmen zu verstehen und nutzbar zu machen.
Es gibt verschiedene Motivationen, ein Managementsystem formal zu beschreiben und zu leben:
Auch wenn ein beschriebenes Managementsystem bspw. von Kunden, Normen oder Gesetzen eingefordert wird, kann dessen Umsetzung im eigenen Unternehmen nur gut und gewinnbringend funktionieren, wenn alle betroffenen Parteien verstehen, was für Pflichten mit dem Betrieb eines Managementsystem einhergehen und was es ihnen selbst und dem Unternehmen für einen Nutzen bringt.
Zunächst ist es notwendig, alle interessierten Parteien zu erfassen und deren Erwartungen an das eigene Unternehmen zu analysieren, da der Aufbau eines wirksamen Managementsystems wesentlich von den Erwartungen und Erfordernissen der interessierten Parteien beeinflusst und geprägt wird. Auf der Inputseite gilt es herauszufinden, wer etwas von mir bzw. dem Unternehmen und dem Managementsystem möchte (Anforderungsmanagement). Auf der Output-Seite stehen dann die Überlegungen, wie man den Forderungen der jeweiligen Partei mit dem eigenen beschriebenen und gelebten System begegnen kann (Leistungsversprechen/Effektivität, Vereinfachung/Effizienz, Zusatznutzen/Mehrwert).
Formale und somit verbindliche Anforderungen müssen in einem Managementsystem umgesetzt werden. Daneben gibt es aber auch eine zweite Seite, die für alle interessierten Parteien sehr wichtig ist.
In einer Kundenbeziehung beispielsweise ermöglicht die reine Existenz eines beschriebenen Managementsystems den Beginn der Geschäftsbeziehung. Schaffe ich es aber, durch mein gelebtes Managementsystem in meinem Unternehmen einen Mehrwert zu schaffen, hat dies auch direkten Einfluss auf die Kundenbeziehung und bestärkt diese durch einen Vertrauensaufbau.
Ein Managementsystem ist aber auch ein sehr wichtiges Werkzeug bei der Bewältigung von Komplexität, die in unserer heutigen Welt immer mehr zunimmt. Dies ergibt sich zum einen durch die äußere Komplexität, die durch die Rahmenbedingungen eines Unternehmens (Kontext), die Märkte, den Wettbewerb oder Kundenanforderungen stetig erhöht wird. Zum anderen aber auch durch die Zunahme der inneren Komplexität, welche sich in den organisatorischen Abläufen, Kommunikationsbeziehungen oder den Schnittstellen verdeutlicht.
Alle im Unternehmen sind heute mit dieser Komplexität konfrontiert und gefordert, damit umzugehen. Ein Managementsystem kann hier als strukturelles Werkzeug genutzt werden, um diese Komplexität zu bewältigen. Aus Managementsicht für das ganze Unternehmen, aber auch aus Sicht eines einzelnen Mitarbeitenden, der oder die beispielsweise durch transparente Prozesse und Schnittstellen den Alltag besser meistern kann.
Weitere Vorteile bietet die FMEA bei der Einschätzung der Risiken, durch eine verkürzte Entwicklungszeit, Senken der Kosten sowie des Fehlleistungsaufwandes und schließlich beim Erreichen der unternehmenspolitischen Qualitätszielsetzungen.
Der Weg, den ein Unternehmen einschlägt, wird durch seine Mission, Vision, den daraus abgeleiteten Zielen und der Strategie bestimmt. Diese bilden auch die Basis für das Managementsystem, welches dann wiederum durch beschriebene und real existierende Strukturen, Prozesse, Abläufe sowie Regelkreise im Unternehmen dafür Sorge trägt, dass diese Ziele erreicht werden können. Eine kontinuierliche Anpassung und Verbesserung des Systems ist unbedingt erforderlich und leistet einen wichtigen Beitrag zum Geschäftserfolg.
Wenn man über das Managementsystem eines Unternehmens spricht, macht alleine der Singular des Wortes klar, dass es sich um ein System im Unternehmen handelt und auch handeln muss. Alles, was im Unternehmen passiert – was es bei seinem Erfolg unterstützt, was dazu beiträgt, dass es wachsen kann – muss in einem gemeinsamen System geschehen, welches unabhängig von Personen, Rollen, Organisationsbereichen, Fachbereichen etc. besteht. Das Unternehmen wird als eine Einheit betrachtet, als ein Organismus. Im Sprachgebrauch und in der Fachwelt reden wir von Integrierten Managementsystemen – meinen damit aber eigentlich nur, dass alles in einem System abgebildet und zusammengeführt wird.
Im Vergleich zu einer getrennten Betrachtungsweise einzelner Normen (aus den Bereichen Qualität, Umwelt, Energie, Arbeitssicherheit und vielen mehr), gibt es sehr viele Vorteile, die deutlich machen, dass es im Unternehmen nur ein System geben kann. Einige davon sind z.B. eine höhere Akzeptanz und Motivation der Mitarbeitenden, Harmonisierung von Wiedersprüchen und Zielkonflikten, Zeit- und Kostenersparnisse, Identifikation und Optimierung von Schnittstellen, höhere Transparenz, Vereinheitlichung von Regelungen, Risikominimierung und Förderung der kontinuierlichen Verbesserung.
Diese Betrachtungsweise ermöglicht zudem die Berücksichtigung und Integration weiterer wichtiger Themen (Anforderungen) abseits von Managementsystemnormen – wie z.B. Nachhaltigkeit, Lieferkettensorgfaltspflichten – in das Managementsystem. Das Managementsystem unterstützt die systematische Betrachtung dieser und anderer wichtiger Themen und erleichtern deren Umsetzung.
Es lohnt sich also aus verschiedensten Gründen, sich intrinsisch mit dem Managementsystem des eigenen Unternehmens auseinanderzusetzen, es aktiv zu gestalten und gemeinsam mit Mitarbeitenden, Vorgesetzten (und im erweiterten Kreis auch anderen interessierten Parteien) zum Leben zu erwecken.
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