5 Gründe für ein softwaregestütztes Anforderungsmanagement

Gesetze, Normen, Kundenwünsche – mit immer mehr Anforderungen sehen sich Unternehmen konfrontiert. Wer diese nicht oder nur unzureichend erfüllt, der riskiert nicht nur Strafen, sondern setzt auch seine Kundenbeziehungen und damit den Geschäftserfolg aufs Spiel. Entsprechend wichtig ist es, all diese Anforderungen zu erkennen, zu verstehen, deren Auswirkungen auf das eigene Unternehmen zu interpretieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Vieles spricht dafür, eine für diesen Zweck geeignete Software einzusetzen:

Die Anforderungen an Unternehmen nehmen zu – sowohl im Hinblick auf deren Anzahl als auch auf die Komplexität. Dazu gehören Normen, die etwa Anforderungen an Managementsysteme (z. B. zu Themen wie Qualität, Umwelt oder Arbeitsschutz) formulieren oder branchenspezifisch bestimmte Fertigungs- oder Prüfprozesse regeln. Unternehmen fordern von ihren Zulieferern häufig den Nachweis, bestimmte Normen zu erfüllen, und/oder verlangen die Konformität mit ihren eigenen, zuweilen sehr umfangreichen Anforderungen.

Auch die Zahl der Anforderungen aus Gesetzen und Verordnungen steigt an. Selbst solche Gesetze, die nur einen Teil der Unternehmen direkt betreffen – wie das Anfang 2023 in Deutschland in Kraft getretene Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – haben oftmals nicht nur Einfluss auf die jeweils adressierten Unternehmen, sondern eben auch auf deren Lieferketten. Jede Menge Anforderungen also von unterschiedlichen interessierten Parteien – und naturgemäß kommen eher neue oder geänderte Kundenanforderungen, Normen oder Gesetze hinzu, als dass alte verschwinden.

Wer also zahlreiche Forderungen gleichzeitig zu berücksichtigen hat, für den ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Denn hinter jedem Gesetz, jeder Norm oder Kundenanforderung steht mitunter eine Vielzahl einzelner Anforderungen, die es zu erkennen, zu verstehen und zu interpretieren gilt. Die auf den ersten Blick simpelste Möglichkeit wäre nun, diese Anforderungen im ausgedruckten oder digitalen Quelldokument zu markieren und sich im Dokument Notizen zu machen, oder die Anforderungen untereinander in einer Excel-Tabelle zu aufzuführen.

Möchte man nun eine spezifische Anforderung wiederfinden, dann blättert man eben das Originaldokument Seite für Seite durch – bis die gesuchte Stelle gefunden ist. Eine geeignete Software dagegen ermöglicht es, jeder Anforderung zusätzliche Eigenschaften zuzuweisen. Dadurch werden gezielte Recherchen möglich, zum Beispiel nach solchen Anforderungen, die noch nicht (vollständig) umgesetzt sind. Und dies eben nicht als Notizen an mehreren Orten verteilt, sondern übersichtlich an zentraler Stelle.

Sind die Anforderungen an das Unternehmen identifiziert, dann sollten Maßnahmen für deren Erfüllung festgelegt werden. Vielleicht werden neue Prozesse etabliert oder bestehende angepasst und entsprechende Prozessbeschreibungen, Vorgabedokumente oder Checklisten erstellt. Wer diese bereits digital verwaltet, der wünscht sich womöglich eine Verknüpfung zwischen der Anforderung, dem dazugehörigen Prozess und den Dokumenten, mit deren Hilfe das Ganze realisiert wird.

So lassen sich Anforderungen transparent in gelebte Prozesse überführen: Allen Beteiligten wird dadurch klar, welche Anforderungen bestehen und wie diese umgesetzt werden. Nicht zuletzt bildet die Verknüpfung von Anforderungen, Prozessen und Dokumenten einen wichtigen Baustein für die Einführung eines Integrierten Managementsystems.

Je nach Unternehmen arbeitet eine ganze Reihe von Beteiligten daran, Anforderungen zu identifizieren, deren Umsetzung zu dokumentieren und sie in gelebte Prozesse zu überführen. Je mehr Geschäftsprozesse davon betroffen sind, desto größer die Zahl der Menschen, die mit ihnen in Berührung kommen.

Besteht das Anforderungsmanagement lediglich aus einer Ansammlung von – gedruckten oder elektronischen – Dokumenten, dann ist eine Zusammenarbeit nur sehr begrenzt und unter Zuhilfenahme zusätzlicher Kommunikationswege wie E-Mail oder Chat möglich. Diese Medienbrüche sorgen dann für zusätzlichen Aufwand und sind aufwendig wie fehleranfällig. Auch hier hilft eine Software, indem sie alle Beteiligten einbindet, sie gemäß ihrer Rolle im Prozess informiert und ihnen die Möglichkeit zum Austausch von Ideen oder Arbeitsergebnissen bietet.

Zahlreiche, komplexe Anforderungen zu erkennen, zu verstehen und zu interpretieren, kann ein aufwendiger Prozess sein. Ganz abnehmen kann diese Arbeit auch eine Software nicht, denn der Umgang mit Anforderungen muss immer im Gesamtkontext zum Beispiel mit den Verhältnissen im eigenen Unternehmen oder der Beziehung zum Kunden gesehen werden.

Dennoch kann die Software einige Vorgehensweisen effizienter machen, indem sie wertvolle (z. B. zeitliche) Ressourcen spart. Zum einen dadurch, dass einmal gewonnenes Wissen dauerhaft und transparent dokumentiert ist. Sind zum Beispiel die spezifischen Anforderungen eines Kunden zu erfüllen, mit dem in einem früheren Projekt schon zusammengearbeitet wurde, dann können die verantwortlichen Personen auf die bereits dokumentierten Anforderungen zurückgreifen und müssen sich nicht erneut die Arbeit machen, die von anderer Stelle bereits erledigt wurde.

Zum anderen ist dieses Wissen an zentraler Stelle dokumentiert und durch strukturiertes Suchen wesentlich schneller auffindbar. Zum Beispiel kann eine Software für Anforderungsmanagement explizit solche Anforderungen auflisten, die (noch) nicht erfüllt werden – und zwar ohne, dass dafür Ordner und Dokumente einzeln durchsucht werden müssten.

Anforderungen sind nicht nur ein wichtiger Baustein in der Beziehung zwischen Kunden und Lieferanten, sondern auch bei der Erfüllung normativer sowie gesetzlicher Vorgaben. Entsprechend wichtig ist es, sich in einer zielführenden Weise mit ihnen zu beschäftigen. Ein softwaregestütztes Anforderungsmanagement hilft dabei, die steigende Zahl von Anforderungen im Team in einer strukturierten, übersichtlichen und effizienten Weise zu bearbeiten.