QM-Wissen: Anforderungsmanagement

Der Umgang mit Anforderungen stellt Unternehmen häufig vor Herausforderungen – kein Wunder, denn die Anzahl und Komplexität verschiedenster Arten von Anforderungen nimmt zu. Ob Normen, Gesetze oder die Erwartungen anspruchsvoller Kunden: Wer Anforderungen nicht erkennt oder nicht angemessen auf sie reagiert, setzt die Zufriedenheit der Kunden und damit die eigene Wettbewerbsfähigkeit aufs Spiel. Aber was bedeutet „Anforderung‟ überhaupt und warum ist ein strukturiertes Anforderungsmanagement so wichtig?

• Definition
• Ziele
• Was sind Anforderungen?
• Arten von Anforderungen
• Warum es wichtig ist
• Phasen
• Zuständigkeit
• Anwendungsfälle

Mit dem Begriff „Anforderungsmanagement“ wird ein Prozess bezeichnet, der insbesondere sicherstellt, dass Anforderungen identifiziert, dokumentiert, aufrechterhalten, kommuniziert und zurückverfolgt werden. Dieser Prozess bezieht sich auf den gesamten Lebenszyklus des entsprechenden Gegenstandes (z. B. Prozess, Managementsystem oder Organisation).

Das übergeordnete Ziel des Anforderungsmanagements ist es, ein gemeinsames Verständnis für alle relevanten Anforderungen zu entwickeln, sie dauerhaft zu erfüllen und dies zu dokumentieren. Denn Anforderungen nicht oder nur unzureichend zu erfüllen, kann sich zu einem erheblichen Risiko für die Wettbewerbsfähigkeit und sogar die Existenz des Unternehmens entwickeln. Um solche Risiken einzudämmen, kommt ein Anforderungsmanagement zum Einsatz.

Was bedeutet „Anforderung‟ nun konkret? Eine allgemeine Definition von „Anforderung“ könnte lauten: Ein Bedürfnis oder eine Erwartung, das bzw. die entweder festgelegt oder auch gängige Praxis bzw. verpflichtend ist. Diese Definition einer Anforderung orientiert sich an der ISO 9000, die Grundlagen und Begriffe für Qualitätsmanagementsysteme definiert. Andere Managementsystemnormen verwenden gleiche oder ähnliche Definitionen.

Die Vielfalt möglicher Anforderungen, die der obigen Definition einer Anforderung genügen, ist groß: Sie sind zum Beispiel an Prozesse, Managementsysteme oder die Organisation selbst gerichtet. Sie können explizit formuliert sein oder dadurch vorausgesetzt werden, dass sie gängige Praxis sind. In der Regel lassen sie sich auf eine spezifische Quelle zurückführen. Solche Quellen für Anforderungen können zum Beispiel sein:

• Gesetze und Verordnungen wie ein Lieferketten- oder ein Produkthaftungsgesetz
• Normen, die beispielsweise Anforderungen an Managementsysteme wie ein Qualitätsmanagementsystem formulieren
• Prozessbeschreibungen, die von Verbänden wie VDA oder AIAG (in der Automobilindustrie) herausgegeben werden
• Kundenanforderungen, die etwa aus Verträgen oder Vereinbarungen hervorgehen 
• Ziele, Werte, Strategien oder Regelungen des eigenen Unternehmens

Wie bereits beschrieben, existiert eine Vielzahl von Anforderungen unterschiedlicher interessierter Parteien. Für den Umgang mit diesen verschiedenen Arten von Anforderungen ist ein Anforderungsmanagement unverzichtbar: Wer Anforderungen ignoriert, übersieht oder verpasst, setzt sich einem hohen Risiko von Sanktionen oder dem Abbruch einer Geschäftsbeziehung aus. Auf der anderen Seite hilft die Erfüllung von Anforderungen dabei, die Qualität und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Da Lieferketten und auch Prozesse immer komplexer werden und die Zahl der Anforderungen steigt, wird auch der Umgang mit ihnen nicht einfacher. Alle Anforderungen im Blick zu behalten, mit weiteren Unternehmensressourcen abzugleichen und die Umsetzung zu kontrollieren, erfordert einen systematischen Umgang mit Anforderungen.

Ein erster Schritt im Anforderungsmanagement-Prozess ist die Identifikation und Dokumentation von Anforderungen. Dabei geht es nicht nur darum, die Quellen für Anforderungen (wie Gesetze, Normen oder Verträge mit Kunden) zu sammeln: Aus all diesen Dokumenten die relevanten Anforderungen zu identifizieren und zu dokumentieren, ist ein wichtiger Teilprozess beim Anforderungsmanagement. Jede Anforderung wird anschließend analysiert: Was bedeutet die Anforderung für die eigenen Geschäftsprozesse? Inwieweit wird sie möglicherweise bereits umgesetzt? Ist sie überhaupt umsetzbar? Und welche Priorität hat die Umsetzung?

Falls die Anforderung noch nicht (gänzlich) umgesetzt ist, sind ggfs. Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen einzuleiten, um die Anforderung künftig zu berücksichtigen. Möglicherweise müssen Dokumente oder Prozesse angepasst oder neu erstellt werden. Zudem gehört es beim Anforderungsmanagement zum Prozess, alle Anforderungen weiter zu überwachen. Denn diese können sich jederzeit ändern, wegfallen oder neue können hinzukommen. Sie müssen dann ggfs. erneut behandelt werden. So folgt das Anforderungsmanagement einem kontinuierlichen Prozess.

Die Zuständigkeit für den Umgang mit Anforderungen unterscheidet sich je nach Organisation. In Unternehmen sind aber typischerweise verschiedene Abteilungen und Personen wie Produkt- und Projektmanagement, Entwicklung und mitunter auch Geschäftsleitung involviert. Aus diesem Grund sind das Arbeiten und die Kommunikation im Team wichtig: So können sich diejenigen mit einer Anforderung auseinandersetzen, die sich im Themengebiet am besten auskennen.

Wie beschrieben, existiert eine Vielzahl von Bedürfnissen oder Erwartungen, die per Definition als Anforderung gelten können. Genauso vielfältig sind auch die Anwendungsfälle für ein Anforderungsmanagement. Grundsätzlich kann jedes Unternehmen und jede Abteilung mit Anforderungen konfrontiert sein. So sind beispielsweise bei der Produktentwicklung und -herstellung zahlreiche Erwartungen an die Qualität zu erfüllen. Das Gleiche gilt für Managementsysteme wie ein Qualitäts- oder ein Umweltmanagementsystem, deren Anforderungen in vielen Fällen durch Normen festgelegt sind. Genauso werden Anforderungen an die Unternehmensführung, zum Beispiel in den Bereichen Ethik oder Compliance, gestellt. Entsprechend sind Anforderungen auch beim Aufbau und Betrieb von Integrierten Managementsystemen zu beachten.