7 häufige Fehler bei der Digitalisierung während Corona

VPN-Probleme, Sicherheitslücken, überforderte Mitarbeiter:innen – die Digitalisierung wartet bisweilen mit fiesen Tücken auf. Gerade im aktuellen Schub der digitalen Transformation, ausgelöst durch Covid-19, läuft in der Eile einiges schief. Damit Ihnen das nicht passiert, kommt hier unser kleiner Digitalisierungsratgeber für die Zeit während und auch nach der Pandemie.

Lange war die digitale Transformation für so manches Unternehmen das Aschenputtel unter den Unternehmensaufgaben. Ja, man wusste, sie ist da und geht auch nicht wieder weg, aber so richtig beschäftigen wollte man sich auch nicht mit ihr. Dann kam Covid-19 – und damit war Schluss mit den Ausreden. Plötzlich musste sehr vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf einmal das Homeoffice ermöglicht werden, um als Unternehmen überhaupt handlungsfähig zu bleiben. Dadurch wurde das Corona-Virus – bei allen furchtbaren gesundheitlichen und sozialen Auswirkungen – zu einem Beschleuniger der Digitalisierung.

Die Geschwindigkeit, mit der plötzlich diverse Geschäftsprozesse digitalisiert werden, ist beeindruckend, aber auch bisweilen gefährlich. Denn es gibt so einige Stolpersteine, die aus dem digitalen Segen schnell einen Fluch machen können. Damit Sie und Ihr Unternehmen nicht straucheln, fassen wir für Sie sieben häufige Fehler bei der digitalen Transformation unserer Arbeitswelt während der Corona-Pandemie zusammen – und zeigen Ihnen gleichzeitig Lösungen zur Vermeidung dieser Fehler auf.

Keine Frage, die Covid-19-Pandemie hat uns alle kalt erwischt. Trotzdem sind Panik und überstürztes Handeln auch in dieser Situation keine sinnvolle Reaktion, denn solches Verhalten kann zu unangenehmen Fehlern mit noch unangenehmeren Folgen führen. Gerade in einer Extremsituation wie dieser gilt: In der Ruhe liegt die Kraft. Daher lautet der erste Rat, sich Zeit zu nehmen. Nehmen Sie sich Zeit zur Recherche, zum Vergleich, zur (Selbst-)Reflexion, anstatt in der Hitze des Gefechts in unsicheren und unsinnigen Aktionismus zu verfallen.

Plötzlich waren sie da: hunderte kleine, private Netzwerke, jedes von ihnen eine neue Gefahrenquelle für das Firmennetzwerk. Durch die weit verbreitete Umstellung auf Homeoffice arbeiten die Menschen zunehmend nicht mehr über das verhältnismäßig sichere Firmennetzwerk mit ausgeklügelter Firewall, sondern sie nutzen ihren eigenen Internetzugang und damit eine zumeist deutlich weniger gut geschützte Verbindung. Diese potenziellen Sicherheitslücken müssen Sie erkennen und aktiv unterbinden, zum Beispiel durch eine verstärkte Firewall im Firmennetzwerk, um das Einschleppen von Viren aus dem weniger sicheren, privaten Netzwerk zu vermeiden, oder durch die Bereitstellung von dienstlicher, nach den aktuellen Sicherheitsstandards eingerichteter Hardware. Auch müssen sich die IT-Teams auf eine neue Art von Support und Service einstellen. Denn die Bewegung heraus aus dem Firmenumfeld bringt auch neue Fragestellungen mit sich hinsichtlich der heimischen IT-Umgebung der Mitarbeitenden und die Notwendigkeit von Remote-Support durch das IT-Team sowie Zugriff auf sensible Firmendaten von Zuhause aus.

Denken wir an Digitalisierung, so ist meistens die erste Assoziation: neue Tools! Den wichtigsten Erfolgsfaktor, den Menschen, vernachlässigen wir leider noch viel zu oft. Doch die neuen Tools müssen auf die Menschen und Teams des Unternehmens unbedingt angepasst sein. Denn eine digitale Transformation kann bei Widerstand des eigenen Teams nie erfolgreich sein; alle Kolleginnen und Kollegen müssen mit ins Boot geholt werden, alle Abteilungen gemeinsam an einem Strang ziehen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung für den Erfolg Ihrer digitalen Transformation, den Mitarbeiter:innen Ihres Unternehmens zuzuhören, ihre Bedürfnisse, ihre Denkweise und ihre alltäglichen Prozesse zu verstehen. Erst danach kann nach sinnvollen Tools zur Unterstützung all dieser Faktoren recherchiert werden. Und bei der Implementierung der Tools dürfen Sie die Menschen keineswegs mit den neuen, digitalen Werkzeugen allein lassen. Um Akzeptanz und Kompetenz zu stärken sowie die Angst vor der Veränderung zu nehmen, müssen Sie vor allem zwei Dinge regelmäßig tun: kommunizieren und schulen. Wirksame Digitalisierung ist in erster Linie die Entwicklung der Menschen. Schaffen Sie Bewusstheit für die Notwendigkeit und die Vorteile der Veränderung ins Digitale, vermitteln Sie, warum lebenslanges Lernen und Dynamik positive Folgen für das Unternehmen und jeden einzelnen Menschen haben, veranstalten Sie informative Schulungen zu den nützlichen Funktionen der neuen Tools – kurz: betreiben Sie intelligentes Change Management.

Digitalisierung ist nicht mit der Nutzung digitaler Tools gleichzusetzen, sondern erfordert immer auch eine gute Zusammenarbeit sowie offene Kommunikation zwischen Menschen und Teams. Im Artikel Wie New Work und die Pandemie unsere Lebenswelt verändern lesen Sie mehr zu den Themen Unternehmenskultur, Führungskultur und Empowerment.

Das VPN hakt, also lieber alle Daten in die Cloud – diesen Schluss haben einige Firmen zu Beginn der Corona-Krise für sich gezogen. Doch ein solches Abschalten des Virtual Private Network zugunsten einer Cloudlösung kann für die Sicherheit der Daten katastrophale Folgen haben. Nicht jede Cloud ist gleich sicher und ganz bestimmt gehören nicht alle Daten in eine Cloud-Umgebung! Entscheidend ist hier die ruhige und besonnene Evaluation von Cloudlösungen sowie weiterer möglicher Auslagerungen, um das bandbreitenbeschränkte VPN nur noch dort nutzen zu müssen, wo es wirklich nötig ist. Für Betriebsinterna, personenbezogene Daten der Personalabteilung oder, wie in unserem Fall, den Quellcode einer Software ist die Ablage an einem durch das VPN gesicherten Speicherort obligatorisch. Also: Sagen Sie „Ja“ zur Cloud, aber gehen Sie mit Umsicht vor.

Ruhig, besonnen und umsichtig agieren – steht das nicht dem Anspruch entgegen, agil und vor allem schnell zu handeln? Ganz klare Antwort: Nein! Denn die größten Zeitfresser sind in der Regel nicht fachliche Recherchen, sondern es sind die Entscheidungsprozesse. Daher ist Fehler Nummer fünf, bestehende Arbeitsweisen nicht agiler zu gestalten. Prozesse sind kein Selbstzweck, sondern sie haben den Anspruch, die alltägliche Arbeit zu erleichtern. Dass häufig leider das Gegenteil der Fall ist, ist kein Geheimnis. Wenn wir schnell, agil und vor allem wirksam handeln wollen, müssen wir in erster Linie zu Handlungen fähig sein bzw. befähigt werden. Herkömmliche Entscheidungsprozesse über mehrere Hierarchieebenen hinweg sind hier nicht mehr zielführend. Nehmen Sie also neben den Menschen und den Tools auch Ihre Unternehmensprozesse in den Blick und optimieren Sie diese hinsichtlich der Agilität.

Sie hoffen noch, dass alles so wird wie vor der Pandemie? Die harte Wahrheit: Das ist sehr unwahrscheinlich. Und vielleicht auch gar nicht wünschenswert. Denn warum sollten wir all die neuen Erkenntnisse nicht nutzen, um unser Arbeitsleben noch besser zu gestalten? Bestes und viel zitiertes Beispiel ist hier das Homeoffice. Gerade im Bereich der sogenannten Wissensarbeit haben die Menschen gemerkt, dass sie von überall aus arbeiten können. Dank Kollaborationstools ist Teamwork auch aus der Distanz möglich. Und nicht zu vergessen: Es lief zwar weitgehend gut im Homeoffice während Corona, aber es fand unter diversen Einflüssen statt, die eben nicht zu einer „normalen“ Arbeit zu Hause gehören, wie massive Existenzängste, Kinder im Homeschooling, nur notdürftig eingerichtete Arbeitsplätze und ausbaufähiges Internet. Wir dürfen bei der Bewertung der Wirksamkeit von Maßnahmen nie aus den Augen verlieren, dass diese in einem absoluten Ausnahmezustand durchgeführt wurden. Aber wir können aus den Erfahrungen lernen. Dafür müssen wir einige der Veränderungen als „New Normal“ annehmen und die Strukturen weiterentwickeln. Dann können wir gerade im Bereich der Digitalisierung von den derzeitigen Impulsen profitieren.

Ja, die digitale Transformation eines Unternehmens ist nicht die leichteste Aufgabe. Und ja, Sie werden den ein oder anderen Fehler machen. Aber Sie können aus diesen Fehlern lernen, sich aufgrund der Erkenntnisse weiterentwickeln und spannende, neue Handlungsfelder entdecken. Der größte Fehler wäre, die Chancen, die die Digitalisierung für die Arbeitswelt gerade in Krisenzeiten bietet, zu ignorieren. Daher unser Rat zum Abschluss: Haben Sie den Mut, die digitale Transformation Ihrer Arbeitswelt voranzutreiben.