Managementsysteme – wichtige Zahnräder für den Erfolg

Qualität, Umwelt, Energie, Arbeitsschutz – die Anforderungen an Unternehmen werden nicht weniger. Managementsysteme helfen, diese Themen wirksam und in einer strukturierten Weise zu behandeln. Jedes dieser Systeme ist für sich ein wertvolles Führungsinstrument. Doch wer die einzelnen Managementsysteme für sich isoliert betreibt, riskiert deren Wirksamkeit und Erfolg.

Vergleichen könnte man die einzelnen Managementsysteme mit Zahnrädern: Drehen sich diese komplett unabhängig voneinander, dann hat zwar jedes für sich eine Wirkung. Einen gemeinsamen Nutzen erzeugen sie aber nicht. Jede Anstrengung sorgt dafür, dass sich nur genau eines von ihnen dreht. Die Zahnräder haben also keine Verbindung zueinander, sind nicht miteinander verzahnt.

Für die Verzahnung der verschiedenen Räder sorgt in diesem Fall ein Integriertes Managementsystem (IMS). Mit ihm können Unternehmen die Schnittstellen der verschiedenen Systeme besser nutzen und zusätzlich die Transparenz und die Effizienz ihrer Prozesse erhöhen. Im Ergebnis kann das Integrierte Managementsystem Zeit und Kosten sparen und Risiken minimieren – um nur einige der Vorteile eines IMS zu nennen.

Den Ausgangspunkt für das IMS bildet häufig ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) nach ISO 9001. Diese zählt zu den internationalen Managementsystemnormen, die die Normungsorganisation ISO veröffentlicht. Die ISO 9001 definiert Anforderungen an Qualitätsmanagementsysteme, die die Qualität von Produkten und Dienstleistungen sicherstellen sowie durch deren kontinuierliche Verbesserung die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Grundsätzlich können Organisationen auch Managementsysteme einführen, ohne sich nach einer Norm zertifizieren zu lassen – viele wenden dafür jedoch eine der ISO-Normen an. Entsprechend hat keine Managementsystemnorm weltweit mehr Anwender als die ISO 9001. Weil zahlreiche Unternehmen und andere Organisationen rund um den Globus bereits entsprechend zertifiziert sind, betrachten sie das QMS als Ausgangspunkt für ihr Integriertes Managementsystem: Indem sie weitere Managementsysteme Schritt für Schritt integrieren, schaffen sie schrittweise ein wirksames, gelebtes IMS.

Eines dieser Systeme – und zwar eines mit stetig wachsender Bedeutung – kann das Umweltmanagementsystem (UMS) sein. Dessen Anforderungen legt die ISO 14001 fest. Es bildet den Rahmen für die betriebliche Umweltpolitik sowie unternehmerische Maßnahmen zum Umweltschutz. Das UMS unterstützt Organisationen dabei, Ziele für den Umweltschutz festzulegen und zu erreichen und so nachhaltiger zu wirtschaften.

Im Zusammenhang mit dem Thema Umwelt kann auch die ISO 50001 gesehen werden, die die Anforderungen an Energiemanagementsysteme (EnMS) regelt. Hierbei geht es um einen angemessenen Umgang mit der wichtigen Ressource Energie und um die Verbesserung der Energiebilanz der Organisation, was ebenfalls zum Umweltschutz beiträgt.

Mit den Anforderungen an ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) beschäftigt sich die ISO 27001. Im Fokus steht dabei der Schutz von vertraulichen oder kritischen Informationen. Die ISO-Norm unterstützt Organisationen dabei, geeignete Schutzmaßnahmen wie etwa Sicherheitskontrollen zu etablieren, um Risiken im Zusammenhang mit der Informationsverarbeitung – etwa durch Cyberkriminialität – zu minimieren.

Eine andere Sicherheitsthematik, die ein Integriertes Managementsystem adressieren kann, ist die Arbeitssicherheit: Anforderungen an ein Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (SGA-MS), auch als Arbeitsschutzmanagementsystem bezeichnet, formuliert die ISO 45001. Das SGA-MS soll Organisationen dabei helfen, Verletzungen und Erkrankungen am Arbeitsplatz zu vermeiden, indem etwa Gefahren erkannt und beseitigt bzw. Risiken minimiert werden.

Alle genannten Normen haben einige Gemeinsamkeiten, die die Integration erleichtern: Zum einen richten sich nicht ausschließlich an Unternehmen, sondern an alle Organisationen, die ihre Leistungen in dem jeweiligen Bereich verbessern möchten – unabhängig von ihrer Größe und Art und egal, welche Produkte oder Dienstleistungen sie anbieten. Dementsprechend enthalten sie auch keine konkreten Erfolgskriterien für das jeweilige Themengebiet, sondern helfen Organisationen dabei, diese selbst festzulegen, zu erreichen und sich weiter zu verbessern.

Zum anderen erleichtert eine einheitliche Struktur die Integration der verschiedenen Managementsysteme: Seit der Einführung der High Level Structure im Jahr 2012 haben die Managementsystemnormen der ISO zehn jeweils einheitliche Kapitel bekommen, die sich am PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) orientieren. Deren Nachfolger, die 2021 eingeführte Harmonized Structure, hat diese Kernelemente übernommen.

Die beschriebenen Managementsystemnormen stellen nur eine Auswahl der weltweit am häufigsten umgesetzten dar. Hinzu kommen häufig branchenspezifische Standards anderer Normungsorganisationen, die parallel existieren. Auch Anforderungen abseits von Managementsystemnormen können eine wichtige Rolle spielen.

Eine Vielzahl von Anforderungen also, für die ein Integriertes Managementsystem die entscheidende Schnittstelle bildet. So sorgt es nicht nur dafür, dass sich alle Zahnräder optimal miteinander bewegen, sondern hilft auch dabei, die Herausforderungen von Gegenwart und Zukunft besser zu meistern.