Prozesse bilden einen integralen Bestandteil von Managementsystemen – nicht umsonst stellen Normen wie die ISO 9001 Anforderungen an den Umgang mit Prozessen. Doch auch außerhalb von Fragen nach Normen und Zertifizierungen ist ein strukturiertes Prozessmanagement eine wichtige Voraussetzung für den Unternehmenserfolg. Entsprechend groß ist der Bedarf nach einem einfachen und wirkungsvollen Werkzeug zur Prozessanalyse. Ein solches Werkzeug ist das Turtle-Diagramm.
Das Turtle-Diagramm ermöglicht im Rahmen des Prozessmanagements eine Analyse der wichtigsten Rahmenbedingungen eines Prozesses. Deren Darstellung erinnert bei dieser Art von Betrachtung an die Körperteile einer Schildkröte, wodurch sich die Bezeichnung „Turtle-Diagramm“ begründet.
Eine einfache Darstellung des Turtle-Diagramms im Prozessmanagement
Ein Turtle-Diagramm besteht aus verschiedenen für die Prozessanalyse relevanten Elementen. Repräsentiert werden diese durch die Körperteile der namensgebenden Schildkröte: Der Kopf steht für den Input (Was wird benötigt?), der Schwanz für den Output (Was wird geliefert?). Über der Prozessvisualisierung der stilisierten Schildkröte lässt sich der Prozesseigner bzw. Verantwortliche und unter der Schildkröte die Prozessrisiken notieren. Die weiteren Faktoren werden durch die vier Beine der Schildkröte dargestellt:
Zum besseren Verständnis wird im Folgenden das Turtle-Diagramm an einem fiktiven Beispiel aus der Produktion beschrieben. So könnte ein Turtle-Diagramm im Wareneingang folgende Elemente beinhalten:
Als Input stehen sowohl die gelieferten Waren sowie die Lieferdokumente zur Verfügung als auch die verknüpften Vorgängerprozesse. Als Ausrüstung bzw. Werkzeuge (Womit?) können Prüf- und Messmittel sowie die genutzte Software genannt werden, darüber hinaus kommen aber auch Kommunikationswerkzeuge wie E-Mail infrage. Mitwirkende (Wer?) sind Mitarbeitende im Lager sowie die Personen, die die Qualität der gelieferten Teile prüfen. Als Leistungsindikatoren (Wofür?) könnten beispielsweise die Anzahl der angenommenen oder abgelehnten Lieferungen, die durchschnittliche Prüfdauer oder die Fehlerquote dienen. Das „Wie?‟ ist dann festgelegt etwa durch Qualitätsstandards oder Verfahrensanweisungen.
Prozessverantwortlich könnte die Leiterin oder der Leiter des Einkaufs sein. Als Risiken kommen unter anderem fehlerhafte Warenlieferungen, Verzögerungen im Wareneingang oder unzureichende Qualitätskontrollen infrage, eine mögliche Chance wären reduzierte Stichprobenprüfungen etwa durch einen optimierten Warenausgang beim Zulieferer. Der Output des Prozesses besteht dann neben den Waren selbst in einem Prüfbericht und möglicherweise aktualisierten Daten zum Lagerbestand. Auch verknüpfte Nachfolgeprozesse bilden einen Teil des Outputs.
Das Beispiel eines Turtle-Diagramms in der Produktion zeigt: Es handelt sich um eine schnelle und übersichtliche Methode der Prozessanalyse. So unterstützt die Turtle-Methode die effektive Ausführung und Verbesserung von Prozessen. Das fertiggestellte Diagramm bildet gleichzeitig einen Prozesssteckbrief mit allen wesentlichen Merkmalen des Prozesses.
Da das Turtle-Diagramm die wichtigsten Informationen zum Prozess auf einen Blick bereitstellt, erhöht es nicht nur bei der Erstellung, sondern auch bei der Interpretation die Effizienz des Prozessmanagements deutlich. Gleichzeitig steigert die Turtle-Methode auf diese Weise die Transparenz gegenüber allen Beteiligten. Im Ergebnis lässt sich so auch die Akzeptanz des gesamten Prozessmanagements steigern.
Selbstverständlich sind auch die Möglichkeiten von Turtle-Diagrammen nicht grenzenlos: Sie helfen zwar dabei, einen Prozess zu verstehen, den Prozess selbst bilden sie jedoch nicht im Detail ab. Die einzelnen Prozessschritte bzw. Abläufe sind also nicht erkennbar. Als Ergänzung bieten sich deshalb andere Darstellungsformen wie Prozessbeschreibungen in Textform oder Flowcharts zur Prozessvisualisierung an.
Auch wenn die ISO 9001 das Turtle-Diagramm im QM nicht explizit fordert, bietet es sich beim Prozessmanagement für nach ISO 9001 zertifizierte Unternehmen an: Diese Norm fordert, dass Organisationen „ein Qualitätsmanagementsystem aufbauen, verwirklichen, aufrechterhalten und fortlaufend verbessern, einschließlich der benötigten Prozesse und ihrer Wechselwirkungen“. Weiter legt die Norm fest, dass Prozesse für das Qualitätsmanagementsystem zu bestimmen sind. Dies schließt unter anderem auch Eingaben, Ergebnisse, Wechselwirkungen, Leistungsindikatoren, Ressourcen und Verantwortliche ein. Indem es die genannten Aspekte mit einschließt, kann das Turtle-Diagramm also eine Unterstützung bei der Erfüllung der ISO 9001 – genauso wie anderer (Managementsystem-)Normen – darstellen.
Die Möglichkeiten der Turtle-Methode beschränken sich aber nicht auf die Erfüllung von Normen wie der ISO 9001: Als bewährte und standardisierte Methodik unterstützt sie die Aufstellung und Weiterentwicklung von Prozessen, trägt so zu einem wirksamen Prozessmanagement und damit zum Unternehmenserfolg bei. Für einen effizienten Einsatz der Turtle-Methode bietet es sich an, auf eine Integration mit anderen Werkzeugen des Prozessmanagements wie Dokumenten zu achten. So lassen sich aus dem Prozess heraus etwa die dazugehörigen Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen schnell erreichen.
Zudem sollte eine klare Kommunikation im Mittelpunkt des gesamten Prozessmanagements stehen, durch die alle Beteiligten den Überblick behalten und sich bestenfalls an der Weiterentwicklung der Prozesse beteiligen können. Denn selbstverständlich sollten auch Prozesse regelmäßig überprüft werden. Bei all diesen Aufgaben des Prozessmanagements kann eine spezialisierte Softwarelösung unterstützen, indem sie die genannten Ressourcen effizient und zuverlässig zur Verfügung stellt und eine medienbruchfreie Zusammenarbeit im Prozessmanagement ermöglicht.
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