Team & Office Assistant International (m/w/d)

Geschäftsstellen-Organisation

• Du bist die Visitenkarte unseres Welser-Offices und sorgst für einen positiven ersten Eindruck bei Mitarbeiter:innen, Kunden und Besucher:innen. Eigenverantwortlich verwaltest du das Terminmanagement und gewährleistest stets eine einladende und repräsentative Atmosphäre in unseren Bürobereichen.
• Du verantwortest die Telefonzentrale und stellst damit unsere durchgehende Erreichbarkeit sicher. Die Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie die Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Bewirtungsmaterialien liegen in deiner Hand.
• Du unterstützt den Geschäftsstellenleiter in administrativen und organisatorischen Belangen, um einen reibungslosen Ablauf des täglichen Geschäfts sicherzustellen.
• Du agierst als standortübergreifende Schnittstelle zur Zentrale in Wuppertal (DE), kümmerst dich um die Lagerhaltung und Pflege aller Büro-, Marketing- und Verbrauchsmaterialien und führst Kasse und Kassenbuch sowie die Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Vertriebsunterstützung & Kaufmännische Tätigkeiten

• Du bereitest Lead-Listen für den Vertrieb vor, um unsere Marketing- und Vertriebsstrategien zu stärken. Dabei verantwortest du eine effiziente Bearbeitung von Kundenanfragen und die Organisation von Bestellübergaben.
• Du sorgst dafür, dass unsere Aufträge reibungslos von der Auftragsbestätigung bis zur Auslieferung abgewickelt werden – immer pünktlich und präzise. Die kaufmännischen, vertragsrechtlichen und formalen Aspekte der auftragsbezogenen Daten und Konditionen sind deine „Spielwiese“ – hier behältst du den Überblick und prüfst diese unter kaufmännischen, vertragsrechtlichen und formalen Gesichtspunkten.
• Dein Beitrag hält den Finanzfluss in Bewegung: Du bist Expert:in für die Fakturierung, die sorgfältige Zahlungsüberwachung und das proaktive Forderungsmanagement.
• Das Pflegen von Kunden- und Vertragsdaten im CRM sowie im ERP-System ist für dich eine Selbstverständlichkeit, denn damit legst du den Grundstein für eine reibungslose Zusammenarbeit.

Wir wünschen uns Menschen, die unser Team sowohl mit ihren Fähigkeiten als auch mit ihrer Persönlichkeit bereichern. Wenn du an die folgenden Punkte einen Haken machst, dann bist du auf dem besten Weg, #teildesteams zu werden: 

• Mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau (m/w/d), Industriekauffrau (m/w/d), Hotelkauffrau (m/w/d) oder Hotelfachfrau (m/w/d), bringst du das nötige Fundament mit, um in unserem Team erfolgreich zu sein.
• Erste Berufserfahrung in ähnlichen Positionen mit Kundenkontakt und/oder im B2B-Vertrieb ist von Vorteil und ermöglicht es dir, dich schnell in deine neuen Aufgaben einzuarbeiten.
• Durch deine Expertise in der Auftragssachbearbeitung oder anderen kaufmännischen Tätigkeitsfeldern bringst du fundierte Fachkenntnisse im kaufmännischen Bereich sowie in betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen mit.
• Dein Talent im Umgang mit Menschen zeichnet dich aus. Freundlichkeit, Motivation, Spaß an der Arbeit und Teamgeist sind integraler Bestandteil deiner Persönlichkeit.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie grundlegende Englischkenntnisse sind für die Kommunikation mit Kunden und Kollegen unerlässlich und ermöglichen eine effektive Zusammenarbeit.
• Du verfügst über sichere Kenntnisse in MS Office und zeigst eine natürliche Affinität zur IT, was dir dabei hilft, deine Aufgaben effizient zu erledigen und mit modernen Arbeitswerkzeugen umzugehen. Deine Erfahrung mit CRM- und ERP-Systemen sind von Vorteil.