Auch Kaffeegenuss hat digitale Wurzeln

Bei der Optimierung von Prozessen und Produkten setzt man heute auch in der Kaffeeproduktion auf CAQ-Software. Doch die IT-Integration eines chinesischen Produktionsstandorts macht Qualitätsmanagement auch in dieser Branche zur Herausforderung. Mit einer IT-Lösung von Babtec können Mitarbeiter und Lieferanten zukünftig Reklamationen über eine Cloud-basierte Plattform bearbeiten und sind direkt mit dem CAQ-System von Melitta vernetzt.

Jeder kennt den Kaffeefilter aus Papier, der bereits 1908 von Melitta Bentz erfunden und patentiert wurde. Heute gehören neben Kaffee und Produkten für die Kaffeezubereitung auch Folien, Filter und Spezialpapiere für Haushalt und Industrie zum Produktportfolio. Die weltweit tätige Unternehmensgruppe Melitta wird heute in dritter und vierter Generation von der Familie Bentz geführt. Im Geschäftsbereich Kaffeezubereitung werden vor allem Kaffee- und Teefilter sowie Kaffeemaschinen und -vollautomaten hergestellt. Produziert wird am Unternehmensstammsitz Minden sowie in einem Werk im chinesischen Shenzhen, das 400 Mitarbeiter beschäftigt.

An die Produktqualität der Marke, die quasi als Synonym für Kaffeefilter gilt, werden hohe Anforderungen gestellt. Deshalb begann der Geschäftsbereich Kaffeezubereitung vor knapp vier Jahren mit der Suche nach einer homogenen Qualitätsmanagement- bzw. CAQ-Software. „Zu dieser Zeit gab es in jedem Unternehmensbereich selbst entwickelte Systeme, die nicht vernetzt und schlecht an unser ERP-System angebunden waren. Redundante Daten, viel manuelle Arbeit und auch verzögerte Reaktionen auf Reklamationen oder Produktionsmängel waren die Folge“, erinnert sich Marc Parnell, Teamleiter Qualität Handelsware im Geschäftsbereich Kaffeezubereitung. Für QS-Audits wurde zudem eine Tabellenkalkulation verwendet, mit der man schnell an Grenzen stieß.

Nach einer Testphase mit den Lösungen unterschiedlicher CAQ-Anbieter entschied sich Melitta für die Qualitätsmanagementsoftware BabtecQ. Diese Lösung erinnert an MS Office und ist entsprechend einfach zu bedienen. Die modular aufgebaute Software des Wuppertaler Anbieters Babtec ließ sich problemlos installieren und an die individuellen Anforderungen anpassen. 

In einem Projektworkshop wurden zunächst Anforderungen und Schnittstellen definiert, anschließend die Software implementiert und sukzessive in Betrieb genommen. Zu den ersten Modulen gehörte das Reklamationsmanagement, mit dem Beanstandungen gegenüber Lieferanten, interne Fehlermeldungen und Reklamationen der Kunden unternehmensweit erfasst und ausgewertet werden. Damit kann Melitta schnell auf Probleme reagieren, Gegenmaßnahmen einleiten und die Qualität von Produkten und Prozessen kontinuierlich optimieren.

Mit dem Modul Wareneingangs- und -ausgangsprüfung plant und organisiert das Unternehmen die Prüfprozesse in den beiden Bereichen. Die Software bietet strukturierte Prüfabläufe und visuelle Unterstützung. Der Prüfaufwand und die relevanten Prüfmerkmale werden auf die mit Lieferanten geschlossenen Qualitätssicherungsvereinbarungen abgestimmt. Zudem ist eine automatische Lieferantenbewertung integriert, mit der beispielsweise C-Lieferanten identifiziert werden können. 

Weitere Module, die von Melitta eingesetzt werden, sind das Prüfmittelmanagement für die Verwaltung, Überwachung und Wartung der Prüfmittel sowie das Auditmanagement für die Planung und Durchführung von Audits bis zur Auswertung der Ergebnisse. Wichtig ist auch das Modul FMEA, mit dem Fehlerpotenziale bereits im Produktentwicklungsprozess identifiziert werden können. Hinzu kommen Module für das Aufgaben- und Maßnahmenmanagement, mit dem qualitätsrelevante Aufgabenstellungen unternehmensweit und modulübergreifend geplant, umgesetzt und verfolgt werden. Mit dem Modul Fertigungsprüfung bzw. statistische Prozesssteuerung (SPC) werden relevante Daten im Fertigungsprozess erfasst und ausgewertet. Die Integration des chinesischen Produktionsstandorts in das deutsche System war für Melitta und Babtec eine Herausforderung. Zwei unterschiedliche Welten trafen aufeinander, und insbesondere die Anbindung an das chinesische ERP-System war anspruchsvoll. Dank der Mehrsprachigkeit und der offenen Schnittstellen der Software konnte diese Herausforderung jedoch gemeistert werden. Das System ist auf einem Server in Minden installiert, der beide Standorte jeweils als separate Mandanten bedient. ERP- und CRM-Systeme sind über Schnittstellen angebunden.

Das Unternehmen profitiert heute von Vorteilen im Qualitätsmanagement. So ist die Nachverfolgung von Reklamationen stringenter geworden, manuelle Arbeiten werden vermieden. Reports und Auswertungen aus dem System weisen gezielt auf kleinste Abweichungen in der Produktion hin. Dank einheitlicher Vorgaben für die Qualitätsprüfung werden Mängel in allen Werken und von allen Mitarbeitern identisch bewertet. Dabei werden Daten aus anderen Systemen wie ERP und Consumer Service automatisch eingebunden. Durch diese Transparenz kann Melitta sehr schnell auf Qualitätsmängel und Reklamationen reagieren.

Im Vergleich zu der Zeit, als man zu diesem Zweck Tabellen durchsuchen und aktualisieren musste, ist dies ein enormer Fortschritt. So werden heute 19 Milliarden Filtertüten pro Jahr bei einer sehr geringen Reklamationsquote produziert. Sollte diese auch nur leicht steigen, könnte das Qualitätsmanagement sofort reagieren, sodass es keine Probleme im Markt gibt.

Um das System zu erweitern, führte Melitta die webgestützte Plattform Babtec Qube ein. Damit können sich Lieferanten über die Cloud mit dem CAQ-System des Herstellers vernetzen. Downloads, lokale Installationen oder Lizenzen sind nicht notwendig, ein Browser genügt. Lieferanten können nun Reklamationen systemunabhängig bearbeiten und die Fortschritte in Echtzeit dokumentieren. Der Reklamationsprozess erfolgt dabei gemäß dem 8D-Report, der in acht klar definierte Schritte gegliedert ist. Das Qualitätsmanagement ist überzeugt, dass sich die Abwicklung per Cloud durchsetzen wird. Nie war es einfacher, Reklamationen zu bearbeiten. Die Digitalisierung verkürzt den Kommunikationsweg, die Pflege von Schnittstellen und der Austausch unzähliger E-Mails werden überflüssig.

Wolfgang Wäntig

Leiter Nachhaltigkeit und Zertifizierungen
Melitta Europa GmbH & Co. KG