Lieferantenmanagement ist Beziehungsmanagement

Eickhoff ist ein global tätiges Familienunternehmen, das seit seiner Gründung 1864 in Bochum verwurzelt ist. Das Kerngeschäft des Unternehmens sind komplexe Maschinen für Rohstoffgewinnung und Windkraftgetriebe, die aus bis zu 3.000 Einzelteilen bestehen. Entsprechend viele Zulieferer sind an der Produktentstehung beteiligt. Eickhoff weiß, dass das Lieferantenmanagement eine Schlüsselrolle spielt, wenn es darum geht, effizient zu arbeiten und qualitativ hochwertige Produkte auszuliefern. Mithilfe einer cloudbasierten Plattform konnte das Unternehmen die enge Zusammenarbeit mit und die gute Geschäftsbeziehung zu seinen Lieferanten auf ein neues Level heben.

Die Eickhoff-Gruppe stellt an zwei Standorten Maschinen und Getriebe her, die sich unter extremen Bedingungen bewähren müssen. Kein Wunder also, dass nichts dem Zufall überlassen wird: Vom Wareneingang über das Prüfmittelmanagement bis hin zur fertigungsbegleitenden Prüfung lässt sich die gesamte Produktentstehung über die QM-Software von Babtec nachverfolgen und überprüfen. Doch genauso wichtig wie firmeninterne Prozesse sind gute Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Geschäftspartnern. Mit Lieferanten zu arbeiten bedeutet für Eickhoff, zuallererst auch mit Menschen zusammenzuarbeiten. Und auf die zuverlässige Arbeit dieser Menschen ist das Bochumer Unternehmen zwingend angewiesen, denn mangelhafte Ware und die damit zusammenhängenden Reklamationen kosten viel Zeit und Geld.

Schon seit der Einführung der cloudbasierten Plattform BabtecQube im Jahr 2016 war das global tätige Familienunternehmen von den Vorteilen für die partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Kunden und Lieferanten überzeugt. Im ersten Schritt hat die Nutzung dazu geführt, dass sowohl die umständliche E-Mail-Kommunikation zwischen Eickhoff und den Zulieferern als auch die Reklamationsbearbeitung durch den geführten 8D-Report in der Cloud deutlich wirksamer und schlanker geworden sind. Anders als bei eingeschränkt nutzbaren Portalen, die auf die Bedürfnisse bestimmter Unternehmen zugeschnitten sind, können sich auf der Cloud-Plattform BabtecQube alle Lieferanten kostenfrei registrieren und anschließend mit Eickhoff kommunizieren.

Durch die intuitive Nutzung der Software konnte nicht nur der Schulungsaufwand für die Lieferanten gering gehalten werden, sondern auch das Reklamationsaufkommen kontinuierlich gesenkt werden. Der BabtecQube ist heute nicht nur in der Eickhoff Qualitätssicherung der bestimmende Kanal für das Lieferantenmanagement, sondern auch für alle anderen Abteilungen – vom Vertrieb über den Einkauf bis zur Konstruktion. Die Digitalisierung der Prozesse verkürzt die Kommunikationswege deutlich, was sich auch an einer schnelleren und verlässlicheren Bearbeitung der Reklamationen ablesen lässt. So werden etwa 75% aller Reklamationen über den BabtecQube abgewickelt und 90% davon sind rechtzeitig abgearbeitet. Der Cloud-Service von Babtec hat so bei Eickhoff den Wandel zur intelligenten und vernetzten Fabrik der Zukunft eingeleitet.

Neben der Reklamationsbearbeitung nutzt Eickhoff das Portal zusätzlich für eine effiziente Weitergabe qualitätsrelevanter Vorgabedokumente an seine Zulieferer. Bis vor Kurzem wurden etwa 16.000 zu verwaltende Varianten manuell über E-Mail geteilt, was sich zunehmend als intransparent, fehleranfällig und zeitintensiv gestaltete. Ein wiederkehrender Fehler, der in den Eickhoff-Wareneingängen festgestellt wurde, war die Fertigung von Bauteilen bei den Zulieferern nach einem falschen Revisionsstand der Eickhoff-Spezifikationen.

Die neue Vorgehensweise über den BabtecQube schafft hier eine deutliche Verbesserung: Im Rahmen eines schnittstellen-übergreifenden Projektes hat Eickhoff neben den ohnehin schon für die Reklamationsbearbeitung angemeldeten Lieferanten sämtliche aktive Zulieferer in den BabtecQube eingeladen. Nach der Registrierung erhalten die benannten Mitarbeiter der Zulieferer über den BabtecQube-Service Spot automatisch die jeweils gültigen Vorgabedokumente. Für die Verwaltung der Vorgabedokumente und das Anstoßen der Verteilung mussten lediglich geringe Anpassungen in der Software BabtecQ bei Eickhoff vorgenommen werden. Ändert sich ein Vorgabedokument, werden automatisch alle davon betroffenen Lieferanten per Aufgabe über den BabtecQube informiert.

Die Verteilung der Aufgaben erfolgt dann mit entsprechend beigefügten, geänderten Vorgabedokument über Spots. Im Anschluss erhält Eickhoff eine Bestätigung, dass die neuen Dokumente zur Kenntnis genommen wurden direkt im CAQ-System. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Vorgabedokumente als akzeptiert und sind Teil der Geschäftsbeziehung. Auch der Lieferant behält durch die übersichtliche Historie stets den Überblick darüber, welche Vorgabedokumente er berücksichtigen muss.

Die automatisierte Bereitstellung der jeweils gültigen Vorgabedokumente an die Lieferanten schafft, ähnlich wie die Reklamationsbearbeitung über die Cloud, mehr Transparenz und vermeidet fehlerhafte Bauteile. Aufgrund der guten Erfahrungen der Fa. Eickhoff mit der Kommunikation über den BabtecQube ist es geplant, das Verteilen der Vorgabedokumente, Reklamationen und auch Lieferantenbewertungen über die bereits registrierten 173 Lieferanten auf alle aktiven Lieferanten der Eickhoff-Gruppe auszudehnen.

Dabei eignet sich der Service Spot nicht nur für das Management der Vorgabedokumente: Mit ihm kann eine Vielzahl von kleineren oder größeren Aufgaben und Maßnahmen zwischen Geschäftspartnern geteilt werden. Eickhoff nutzt seit Kurzem den BabtecQube für die Verteilung einzelner Aufgaben oder ganzer Maßnahmen im Rahmen der Lieferantenentwicklung. So können Projekte oder sogar Feststellungen aus Audits über einzelne Spots mit den Lieferanten geteilt werden. Aufgrund der Unterteilung in einzelne Aufgaben ist für alle Beteiligten stets erkennbar, welche Arbeitsschritte bereits erfolgreich umgesetzt wurden und welche offen oder noch nicht begonnen worden sind. Gerade im Vergleich zum E-Mail-Verkehr ergibt sich so ein nachvollziehbarerer Dialog, bei dem beide Seiten stets den Überblick behalten.

Die übersichtliche Kommunikation, der gezielte Versand der Vorgabedokumente und das geringere Reklamationsaufkommen: Von diesen Effekten profitiert die Beziehung zwischen Eickhoff und seinen Lieferanten, was wiederum die gute Zusammenarbeit sowie die Qualität der Endprodukte fördert. Und höchste Qualität soll weiterhin Fokus der Produktentstehung sein, damit Kunden von Eickhoff auch in Zukunft mit geringen Ausfällen und optimierten Wirkungsgraden planen können.

Ein Anwenderbericht von Thomas Mandroschek und David Herberg